Les 7 Indicateurs clefs de suivi de projet

C’est un point clef dans la maitrise d’un projet, trouver les bons indicateurs pour être en mesure :

- D’identifier rapidement les écarts à l’objectif, les risques d’écarts à venir et l’efficacité des actions d’amélioration lancées.

- De communiquer efficacement avec les parties prenantes (Client, propriétaire, Utilisateur final, hiérarchie, fournisseur,..)

Je vais vous proposer dans ce billet d’être en mesure de présenter une fiche de synthèse de 7 indicateurs clefs. Ils seront calculés à intervalle régulier (Chaque comité de pilotage projet par exemple) partir d’un certains nombre de mesures de bases.


(Cliquer pour voir en grand)

Pour chaque indicateur il est intéressant de présenter trois aspects :

- La valeur actualisée
- La tendance
- L’écart par rapport à un objectif.

Cherchons à couvrir avec ces indicateurs les deux domaines de processus principaux :

- La gestion du prévisible (Planning).
- La gestion des imprévus (Changement, points en suspens, risques, défauts).

Gestion du prévisible

Mettons nous en mesure de rendre compte des écarts par rapport à la cible (La fameuse triple contrainte) : « Coût, Délai, Fonctions(*). »

(*) On appelle cette contrainte aussi qualité, « Scope »,… L’idée étant qu’il faut évidemment essayer de livrer un projet à l’heure et avec le coût prévu, mais aussi avec les fonctionnalités (qui marchent !) prévues.

Pour ces trois données on mesurera l’écart entre la prévision initiale et la valeur actualisée.


Ecart de coût
I1=(Coût Actualisé-Coût Initial)/ Coût Initial



Ecart de durée
I2=(Durée Actualisée-Durée Initiale)/ Durée Initiale



Ecart de périmètre(fonctions)
I3=(Nbre Points Exigences Brut(**) Initial- Nbre Points Exigences Brut Actualisé)/ Nbre Points Exigences Brut Initial

(**) Les points d’exigences sont une mesure de taille que j’ai proposé dans ma méthode d’estimation, on pourra prendre les points de fonctions ou toute autre mesure rendant compte de la taille (Nbre de composants, Nbre de fonctions,..).

Gestion des imprévus

Les domaines de processus suivant représentent les causes principales des dérives, en calculant un indicateur sur chacun d’entre eux nous nous mettons en mesure d’anticiper ces dérives

Demandes de changement

A l’initiative le plus souvent du futur utilisateur, elles rendent évidement compte de la stabilité du périmètre fonctionnelle.

L’indicateur que l’on retiendra sera un rapport entre la charge liée aux changements et la charge totale du projet.


% Charge Changement
I4=Charge totale demandes de changement / Charge totale projet actualisée

Points en suspens (Questions, problèmes à résoudre)

Leur nombre nous indique la difficulté plus ou moins grande à construire la solution, leur temps de traitement moyen la réactivité des parties prenantes (Utilisateurs experts, Equipe tierce,..).

On surveillera le nombre de points en suspens ouverts, le temps de traitement moyen de ces points (en jours) et on pourra retenir comme indicateur la densité de points en suspens.


Densité de points en suspens
I5=Nbre Pts en suspens total / Nbre points exigences réalisées (***)

(***) Le nombre de points d’exigences réalisées est obtenu en multipliant le nombre de points d’exigence actualisée par le ratio d’achèvement du projet (Charge réalisée/Charge Totale Actualisée).

Risques

S’ils ne sont pas gérés ils seront sans aucun doute la cause de dérives à venir.
On surveillera l’évolution du niveau de risque global du projet (*) . Et on retiendra l’indicateur densité de risque.


Densité de risque
I6=Niveau de risque global / Nbre points exigences Brut actualisé

(*) Le niveau de risque global du projet est obtenu en sommant le niveau de risque de chaque risque ouvert sur le projet. J’ai proposé une formule de calcul de ce niveau dans mon article sur la gestion des risques.

Défauts

Ils rendent compte bien sûr de la qualité des livrables (Documents, Composants) produits, leur temps de correction est une part importante du coût de projet.

On surveillera le nombre de défauts au total et ouverts, et on pourra retenir comme indicateur la densité de défauts.


Densité de défauts
I7=Nbre total défauts / Nbre points exigences réalisées

Pour être en mesure de calculer ces indicateurs à chaque comité projet il y a une douzaine de données à saisir :

- Charge réalisée
- Charge restante
- Fin du projet actualisée
- Nbre de points d’exigences actualisé
- Charge demandes de changement réalisées
- Charge demandes de changement à réaliser (Demandes mise au planning)
- Nbre Total Points en suspens
- Nbre Points en suspens ouverts
- Temps moyen de traitement des points en suspens.
- Niveau de risque global projet
- Nbre total de défauts
- Nbre de défauts ouverts.

Et pour entre en mesure de saisir ces données il faut avoir mis en œuvre au minimum :

Un suivi des temps passés avec une mise à jour de la planification régulière, une méthode d’estimation par la taille , un suivi des demandes de changements, des points en suspens, des risques et des défauts. Ces processus étant de mon point de vue les processus minimums à mettre en ouvre pour une gestion de projet agile et mature.

Sur des projets ponctuels de taille réduite on sera en mesure avec des fichiers type tableur de gérer cela et donc d’obtenir sans trop de charge administrative les données nécessaires à la production des indicateurs.

Sur des projets de taille plus importante ou répétitifs il faudra sans aucun doute s’outiller, et un logiciel de gestion de projet intégrant ces processus et proposant le calcul des tous ces indicateurs en automatique aura un retour sur investissement presque immédiat.

Pour finir ce billet et pour mieux visualiser l’intérêt de ce tableau bord synthétique, vous pouvez télécharger sur le site de ma société un Template Excel intégrant tous ces indicateurs.


Template Indicateurs suivi de projet

J'ai résumé l'indicateur I1 de coût vonlontairement à la charge, c'est à adapter en fonction du contexte (Tarif par volume).

L’utilisation en est très simple, vous devez saisir à chaque comité projet la douzaine de données de base (Zone en bleu dans l’onglet « Détail comités projet », vous visualisez ensuite la synthèse dans le premier onglet les trois aspects dont j’avais parlé : Valeur, Tendance, écart objectif.

Les valeurs seuils en bleue dans le premier onglet sont bien sûr à adapter à chaque projet et contexte.

Les Seuils de densité que je propose pour les imprévus sont issus de mon expérience dans l’hypothèse ou l’on utilise ma méthode d’estimation par la taille.